Abhängig von aktuellen Trends, aber doch häufig, wird Unternehmen geraten sich auf Kernkompetenzen zu konzentrieren. Andere Kompetenzen werden dann extern eingekauft, etwa durch Outsourcing. Mit am häufigsten sind dies IT-Leistungen (Kompetenzen) oder -Lösungen (Produktsoftware).

Die Gründe hierfür sind typischerweise einer oder mehrere der folgenden:

• Kosten sollen gesenkt werden.
• Eigenes Know-how ist nicht ausreichend vorhanden.
• IT-Kompetenzen sollen nur zeitlich befristet eingesetzt werden und danach keine Kosten mehr verursachen.
• Eine Standard-Software kann gekauft und sofort eingeführt werden.

Es ist zweifelsohne oft sinnvoll Basisdienste einzukaufen, beispielsweise Hardware-Infrastruktur aus der Cloud oder Office-Software. Im Folgenden möchte ich jedoch näher beleuchten, wie es sich mit Software zur Prozessunterstützung oder als Teil des eigenen Produkts verhält.

Der Automobilindustrie fuhr die Software davon

Schauen wir uns die Automobilindustrie an und die Software in ihrem Produkt, dem Fahrzeug: Seit mehr als einem Jahrzehnt verkauften uns Hersteller Navigationssysteme für oft vierstellige Beträge als Sonderausstattung. Ein bisschen Entertainment kam später als Funktion auch dazu, aber beides jeweils vollständig ohne eigene Innovation und immer der Entwicklung von Handys und dem Stand der Technik hinterher hinkend, dafür jedoch unverschämt teuer.

Heute sieht sich diese Industrie plötzlich einer neuen Konkurrenz von Tesla, Google oder Apple gegenüber, die ihnen den Zugang zum Kunden im Auto abnimmt.
Die gesamte Industrie hat übersehen, dass die Software im Auto sich von einer netten Zugabe zu einem Kern des Produktes wandelt: In (teil-)autonom fahrenden Autos spielt Software eine viel zentralere Rolle als in einem ausschließlich menschlich gefahrenen Auto. Das hat die Industrie durch Tesla mittlerweile gelernt und versucht nun aufzuholen. Wenn das vollständig autonom fahrende Auto erst einmal da ist, folgt aber die nächste Stufe: Plötzlich fahren Autos sicher und ohne, dass sich die Insassen darum noch kümmern müssten. Das bedeutet, dass sie plötzlich sehr viel Zeit im Auto verbringen, die prinzipiell verfügbar ist. In unserem modernen Leben, in dem nichts so wertvoll ist wie Zeit, bedeutet das: Wir werden im Auto Entertainment genießen, online shoppen, arbeiten, schlafen und mehr. Zukünftig wird man das größte Geschäft mit „Autofahrern” nicht durch den Verkauf eines Autos machen (das wird als Mobilitätsdienstleistung gemietet), sondern durch die Dinge, die sie während der Zeit im Auto tun können. Der Kern davon ist Software. Da die Automobilindustrie diese Entwicklung seit Jahren verschläft, konnten sich Apple mit CarPlay und Google mit dem Pendant Android Auto ins Fahrzeug drängen und den Zugang zum Kunden erobern.

Wenn Software ein Kern meines Produktes ist, sollte ich das Know-how über dieses Differenzierungsmerkmal selbst besitzen.

Dies war möglich, weil die Automobilhersteller solche Software im Auto nicht als Kern ihres zukünftigen Produkts erkannt und über Jahre nicht innovativ entwickelt haben. Hätte die Automobilindustrie das Thema selbst getrieben, hätte sie eine Chance gehabt den Standard für die Integration von Smartphone und Entertainment im Auto zu setzen und die Interaktionen mit den Insassen über ihre Plattform zu steuern. Statt dessen bauen sie zukünftig eventuell nur noch Hardware-Plattformen, auf denen andere Geschäfte machen.

Erschwerend kommt hinzu, dass gerade die Automobilindustrie solche Software besonders gerne von Dienstleistern entwickeln lässt. Wenn Software aber ein Kern meines Produktes ist, so ist sie einerseits ein Differenzierungsmerkmal, über das ich das Know-how selbst besitzen sollte. Andererseits wird diese Software stets weiterentwickelt werden. Daher entsteht gar nicht der Wunsch diese IT-Kompetenzen schnell wieder abzubauen.

Insbesondere in der IT entwickelt sich Innovation in einem sehr hohen Tempo, entstehen neue Märkte und Produkte rasend schnell. Muss man IT-Kompetenzen deshalb nicht sogar als Forschung & Entwicklung betrachten, wenn IT ein Kern eines Produkts ist? Und würde man Forschung & Entwicklung outsourcen?

Muss man IT-Kompetenz nicht heute als Forschung & Entwicklung betrachten? Und würde man Forschung & Entwicklung outsourcen?

Auch mit Standardprozessen kann man sich differenzieren

Sehr oft werden IT-Lösungen zur Abbildung von Standard-Prozessen eingekauft, insbesondere, wenn es einen “Branchen-Standard” als Produkt-Software gibt, der vermeintlich optimal ist.

Auch bei vermeintlichen Standard-Prozessen kann man sich ein Alleinstellungsmerkmal erarbeiten.

Vor diesem Hintergrund erschien es zunächst abwegig, als Zalando 2012, nur 4 Jahre nach Gründung und zur Eröffnung des gerade einmal zweiten eigenen Lagers ein eigenes Logistiksystem “Zalos” entwickelte und einführte. Es war beileibe nicht so, dass es keine etablierten Lösungen für Logistik und Warehouse Management gab. Mit einer Eigenimplementierung war es Zalando jedoch möglich die Lösung auf eigene Anforderungen und Besonderheiten anzupassen. Sehr spezifische Effizienzgewinne waren nur so möglich. Heute ist Zalos das vermutlich leistungsfähigste Logistiksystem in Europa.

Für einen Kernprozess möchte man nicht langfristig von einem Dienstleister abhängig sein.

Auch bei vermeintlichen Standard-Prozessen kann man sich also ein Alleinstellungsmerkmal erarbeiten. Dies ist jedoch nur möglich, wenn man den Prozess kontrollieren und anpassen kann, indem man auch die unterstützende Software kontrolliert. Dafür und für eben die sehr speziellen Optimierungen muss man das Know-how jedoch selbst besitzen. Für einen Kernprozess möchte man auch eher nicht von einem Dienstleister abhängig sein.

Im Normalfall ist jedoch sicherlich eine gewisse Größe Voraussetzung, um sich ein selbstentwickeltes und -gepflegtes System für Standardprozesse zu leisten. Gerade bei Startups ist es sinnvoll IT-Lösungen für Standardprozesse einzukaufen, was heute einfacher ist denn je, mit all den Lösungsanbietern. Man sollte dabei jedoch klar unterscheiden, wann eine Standard-Lösung gut genug ist und wann man sich mit einer eigenen Lösung wesentlich vom Wettbewerb differenzieren kann.

Innovativ sein kann nur, wer flexibel ist

Während der letztgenannte Fall also nicht ganz einfach zu entscheiden ist, gibt es Bereiche, in denen es offensichtlich fraglich ist, ob eine Standardlösung ausreicht. Dies ist insbesondere dann so, wenn es keine echte Best-Practice-Lösung gibt. Überraschenderweise kann dies nicht nur bei Kernprozessen der Fall sein, sondern auch bei den wesentlich allgemeineren Support-Prozessen. Beispielsweise im Bereich HR könnte man vermuten, dass heute alle Prozesse so gut verstanden sind, dass man für sie fertige IT-Lösungen kaufen kann, die Best Practices umsetzen. Dem ist aber mitnichten so.

Wenn es keine echte Best-Practice-Lösung gibt, nützt auch eine Produktsoftware nichts.

Betrachten wir den Prozess des Performance-Management, also den Umgang mit der Leistung der individuellen Mitarbeiter. Dies ist ein besonders delikates Thema, da man hier viel falsch machen kann. Idealerweise sollte der Prozess die Weiterentwicklung eines Mitarbeiters unterstützen und ein objektives Leistungsfeedback ermöglichen. In vielen Firmen wird es hingegen als willkürliches Instrument zur Beförderungs- und Gehaltserhöhungsverhinderung wahrgenommen. Diese Firmen haben meist keine vernünftige Methodik und deshalb in der Regel auch keine gute IT-Unterstützung. Im besten (oder eher schlechtesten) Fall gibt es ein kompliziertes Excel-Sheet, in dem der Vorgesetzte einen Mitarbeiter anhand von unzähligen Kriterien subjektiv bewertet. Sehr oft ist Performance-Management leider so oder ähnlich schlecht umgesetzt. Dementsprechend gibt es noch keine Blaupause für gutes Performance-Management, die man einfach übernehmen könnte.

In vielen Firmen wird  Performance-Management als willkürliches Instrument zur Beförderungs- und Gehaltserhöhungsverhinderung wahrgenommen.

Bei Zalando verwenden wir deshalb einen eigenen Prozess, für den wir selbst die IT-Lösung gebaut haben. Es gibt schlicht keine Standardlösung, die unsere Vorstellungen von einem guten Performance-Management abbildet. Darüber hinaus lernen wir natürlich in jeder Iteration dazu und lassen diese Erkenntnisse wieder in die Lösung einfließen. Das wäre deutlich schwieriger, wenn wir eine Produkt-Software gekauft hätten. Weil wir den Prozess und dessen Umsetzung flexibel an unsere Erfahrungen anpassen können, werden wir besser.

Im Unterschied zu den oben genannten Fällen könnte man hier durchaus abwägen, ob die individuell entwickelte IT-Lösung mit eigenen Mitarbeitern gebaut werden muss oder auch der Einsatz von Fremddienstleistern hierfür möglich wäre. Da es sich um keine Kernkompetenz für das eigene Geschäftsmodell handelt, wäre dies denkbar. In der Vergangenheit war solch ein Vorgehen relativ einfach und deshalb beliebt. Allerdings wurden die rechtlichen Rahmenbedingungen im Laufe der Zeit immer strikter, so dass dieses Modell heute nicht mehr so einfach anzuwenden ist.

Wir werden nur  besser, wenn wir den Prozess und dessen Umsetzung flexibel an unsere Erfahrungen anpassen können.

Neben der Gefahr des Verdachts von Scheinselbständigkeit bei einzelnen Freelancern, ist das Thema Arbeitnehmerüberlassung auch bei der Beschäftigung über Dienstleisterfirmen (Bodyleasing) sehr kompliziert geworden und kann eine effektive Zusammenarbeit und Wissensaustausch mit den eigenen Mitarbeitern deutlich erschweren. Auch das ist ein Grund um Outsourcing sehr genau abzuwägen.

Dennoch kann es natürlich sinnvoll sein: Wenn das eigene Know-how fehlt, kann die Zusammenarbeit mit externen Experten beim praktischen Wissensaufbau enorm helfen – man muss nur sicherstellen, dass der Transfer tatsächlich geschieht um nicht am Ende der Beauftragung genauso unwissend zu sein wie vorher.

Drum prüfe, wer extern einkaufen will

Generell gilt: Je kleiner eine Unternehmung ist und je standardisierter ein Prozess, desto eher ist es sinnvoll fertige IT-Lösungen einzukaufen. Für Kernprozesse sollte die Unternehmung hingegen sehr genau prüfen, ob nicht ein Alleinstellungsmerkmal verspielt würde. Bei Prozessen, für die es keine echte Best Practice gibt, ist das ebenfalls eine Untersuchung wert.

Wenn die Software hingegen ein wesentlicher Teil des eigenen Produktes ist, wird es nahezu Pflicht das Know-how zu deren Weiterentwicklung selbst zu besitzen. Hierbei sollte man die Rolle von Software keinesfalls unterschätzen. Das Beispiel der Automobilindustrie zeigt sehr anschaulich, wie Software ein immer wichtigerer Teil von immer mehr Produkten wird. Machine Learning ist nur ein Treiber, der diese Entwicklung weiter beschleunigen wird. Eigene IT-Kompetenz wird deshalb für Unternehmungen eine immer wichtigere Fähigkeit werden.