Endgegner für Führungskräfte: Zeitmanagement

Was zeichnet gute Führungskräfte aus? In diesem Blog habe ich schon viel darüber geschrieben: Zweifellos sind das einerseits die nötigen Hard- und Softskills um die jeweiligen Arten von Führung gut umsetzen zu können. Auch die Haltung gegenüber Mitarbeitern ist ein entscheidender Faktor. Andererseits muss ich jedoch durchaus selbstkritisch feststellen, dass selbst bei Vorhandensein dieser Voraussetzungen gute Führung oft an unzureichendem Zeitmanagement der Führungskraft scheitert.

Die Qualität von Führung wird nahezu zwangsläufig schlecht, wenn die Führungskraft nicht genügend Zeit hat bzw. sich nimmt um ihre Führungsaufgaben zu erfüllen. Nach einigem Reflektieren und Beobachten glaube ich, dass dies häufig bis sehr häufig der Fall ist. Leider ist es auch so, dass Unternehmen es Führungskräften teilweise sehr schwer machen ihre Zeit für effektive Führung zu verwenden, weil sie sie mit administrativen Aufgaben überladen, wie mein hochgeschätzter ehemaliger Kollege Andreas Ulrich hier treffend bemerkt.

verschiedene Uhrziffernblätter
Zeit – eine besondere Herausforderung für Führungskräfte

Die Fähigkeit zu gutem Zeitmanagement betrifft aber nicht nur unsere Wirkung im Job, sondern auch unsere Zufriedenheit im Leben allgemein. Wie viel Zeit verbringen wir mit unserer Familie? Schaffen wir es auch persönlichen Projekten oder Ideen nachzugehen? Wie bekommen wir es hin auch neue Dinge zu lernen?

Gute Führung scheitert oft an unzureichendem Zeitmanagement der Führungskraft.

Persönlich fühle ich mich noch weit davon entfernt wirklich zufrieden mit meinem eigenen Zeitmanagement zu sein. Nichtsdestotrotz haben die oben genannten Gründe mich bewogen diesen Beitrag zu schreiben um meine Beobachtungen, persönlichen Best Practices und Fehler im Zeitmanagement zu teilen.

Beschäftigt anstatt produktiv

Als Führungskraft ist es sehr einfach sehr beschäftigt zu sein. Es gibt unzählige Meetings, an denen man vermeintlich teilnehmen sollte, regelmäßige Reporting-Aufgaben, administrative Tasks, hier noch eine Initiative, zu der man mit der eigenen Meinung sicher etwas beitragen kann, dort noch eine zusätzliche Rolle. Über dieses hektische operative Tun bleibt als Führungskraft bald nur noch wenig Zeit um zu reflektieren, an einer Strategie zu arbeiten, ein Konzept aufzuschreiben oder ansprechbar zu sein, wenn Mitarbeiter Unterstützung benötigen. In so einem Fall bin ich zwar sehr beschäftigt, aber nicht wirklich produktiv. Ich kann das operative Geschäft am Laufen halten, aber ich leiste wenig Führungsarbeit. Das Dringende schlägt das Wichtige, das Operative das Strategische.

Gestresste Frau über einem Laptop, offenen Unterlagen, einem Notizblock und einem Kalender
Beschäftigt oder produktiv?

Außerdem fühlt es sich – zumindest für mich – nicht gut an. Es gibt Tage, an denen ich durchgehend Meetings habe. Ich kann morgens in meinen Kalender schauen und weiß schon, was ich in jeder Viertelstunde meiner Arbeitszeit tun werde. Abends weiß ich dafür aber unter Umständen nicht, was ich eigentlich am Tag erreicht habe.

Dieses Gefühl von Fremdbestimmtheit ist nicht sehr befriedigend. Die Unzufriedenheit wächst noch an, weil ich zwar von Termin zu Termin hetze, aber keine Zeit habe um an meinem wichtigen strategischen Konzept zu arbeiten, das ganz oben auf meiner ToDo-Liste steht. Selbst wenn ich bis letzte Woche noch eine ganze Stunde freie Zeit in meinem Kalender hatte (oder – für die Erfahreneren – einen Terminblocker mit dem Titel “Block Arbeit”), so wird mir nahezu garantiert ein Kollege kurzfristig einen Termin zur Abstimmung genau da einstellen, “weil das halt der einzig freie Termin in deinem Kalender war” oder “weil das doch eh dein Arbeitsblocker ist”.

Grundproblem im Zeitmanagement: Ich bin zwar sehr beschäftigt, aber nicht wirklich produktiv. Das Dringende schlägt das Wichtige, das Operative das Strategische.

Was ich daraus gelernt habe: Nur ToDo-Listen zu pflegen reicht nicht aus. Wenn ich eine Aufgabe bekomme, die ich zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt haben muss oder möchte, so trage ich sofort spezifische Zeitblöcke dafür in meinen Kalender ein, die dann auch nicht verhandelbar sind. Manchmal wird dabei schon deutlich, dass ich es zeitlich gar nicht schaffen kann. Zwar ist der Termin erst in zwei Wochen, aber mein Kalender ist bis dahin belegt. Diese Erkenntnis hilft mir zwar nicht bei der Erledigung, aber es ist immer noch besser, dies sofort zu erkennen, damit ich gegebenenfalls andere Dinge streichen kann oder kommunizieren, dass ich die Aufgabe in der Zeit nicht schaffen werde.

Nur ToDo-Listen zu pflegen reicht nicht aus. Für eine wichtige Aufgabe muss ich sofort Zeit in meinem Kalender einplanen.

Eine leere To-Do-Liste auf einem Blatt Papier, darauf ein Kugelschreiber
To Do or Not To Do?

Wenn ich die Arbeitsblöcke sofort im Kalender eintrage, kann ich sicherstellen, dass ich ausreichend Zeit haben werde, um an der Aufgabe zu arbeiten. Ich sorge auch für den nötigen Fokus durch sinnvoll große Zeitblöcke. Ich vermeide, dass ich morgens 20 Minuten, mittags 15 Minuten und abends noch einmal 30 Minuten lang an der Aufgabe arbeite, weil dies die einzigen freien Restblöcke in meinem Kalender waren.

Stressfaktor Urlaub

Urlaub ist zur Erholung da. So weit die Theorie. Die Praxis kenne ich eher so: Zunächst einmal hat man vor dem Urlaub besonders viel Stress, da man Dinge möglichst noch abschließen möchte. Das ist dem Umstand geschuldet, dass es heute kaum noch Urlaubsvertretungen gibt, die wirklich Aufgaben übernehmen. Dies ist auch der Grund, warum hinterher ebenfalls viel Stress entsteht: Nach jedem Urlaub finde ich in meinem Posteingang eine große Mail-Schuld. Da während meines Urlaubs niemand meine Mails bearbeitet hat, erwarten mich bei meiner Rückkehr typischerweise hunderte von ihnen – darunter auch einige, die wirklich wichtig sind.

Heute gibt es keine echten Urlaubsvertretungen mehr, die wirklich Aufgaben übernehmen.

Um beim Abarbeiten des E-Mail-Berges nicht hoffnungslos ins Hintertreffen zu geraten und durch diesen Stress jeden Erholungseffekt sofort auszulöschen, plane ich mir dafür vorab Zeitblöcke ein. Sobald mein Urlaub fest steht, trage ich sie in meinen Kalender für die Zeit nach dem Urlaub ein. Das können ruhig 6 Stunden über die ersten zwei, drei Tage danach sein, denn manchmal hängen an einer einzigen Mail viele Aktivitäten.

Damit ich diese Zeit nach der Rückkehr überhaupt habe, darf ich nicht in eine andere Falle tappen: Serientermine zu verschieben, die in meiner Urlaubszeit lagen. Bei Jour Fixes mit Mitarbeitern oder monatlichen Entwicklungsgesprächen war bei mir früher der Drang groß diese wegen meines Urlaubs nicht ausfallen zu lassen, sondern auf davor oder danach zu verschieben – gerade als Wertschätzung den Menschen gegenüber. Das führte aber dazu, dass die Zeit um den Urlaub herum noch ausgebuchter war, was das oben erwähnte Mail-Problem noch verschärfte. Heute habe ich gelernt, dass es Unsinn ist wegen Urlaub einen Termin zu verschieben, der monatlich oder häufiger stattfindet. Statt dessen fällt er aus, denn ich bin ja im Urlaub. Wenn ich zurückkomme, lässt mir das mehr Freiraum um die wichtigsten Dinge aufzuarbeiten und die Mail-Schuld in meinem Posteingang loszuwerden.

Nach jedem Urlaub finde ich in meinem Posteingang eine große Mail-Schuld.

Hygienefaktor Abgrenzung

Eingangs hatte ich die übergeordnete Bedeutung von gutem Zeitmanagement für ein insgesamt glückliches Leben erwähnt. Für mich war hier eine Erkenntnis essenziell: Eine mangelhafte Abgrenzung von Arbeit und privater Zeit ist problematisch.

Ein Mann streckt dem Betrachter die flache Hand entgegen um "Stopp" zu signalisieren
Abgrenzung will geübt sein

Ich habe zwei Mobiltelefone: Eines für die Arbeit und mein privates. Das ist manchmal umständlich, aber gibt mir die Freiheit die Arbeit ausblenden zu können. Ich erinnere mich an mehrere Situationen, in denen ich abends noch Firmen-Mails gelesen habe, die schlechte Neuigkeiten oder schwierige Themen enthielten. Allein dieses Wissen reichte um die Qualität meiner privaten Zeit massiv zu reduzieren, weil ich daraufhin ständig über diese negativen Dinge nachdachte. Geholfen hat es mir jedoch nichts, da ich ohnehin erst am nächsten Tag agieren konnte. Noch relevanter ist dies an meinem einen Tag in der Woche, an dem ich nachmittags frei habe. Hier passiert noch sehr viel in meinem Posteingang, aber die Beschäftigung damit hilft mir nicht, sondern kostet nur Energie und lenkt meinen Fokus zum Beispiel von meiner Familie ab. Aus diesem Grund versuche ich konsequent keine Firmen-Mails in meiner privaten Zeit zu lesen, um die Qualität dieser Zeit hoch zu halten. Um Missverständnisse zu vermeiden: Dennoch arbeite ich manchmal auch noch zu Hause, abends, wenn das erforderlich ist. Aber auch hier gilt, dass es einen riesigen Unterschied macht, ob ich das selbstbestimmt tue, oder unfreiwillig, weil mein Gehirn es nicht schafft eine Information zu ignorieren, die ich leichtsinnigerweise gelesen habe.

Eine negative Arbeits-E-Mail kann ausreichen um die Qualität meiner privaten Zeit deutlich zu reduzieren. Deshalb keine Firmen-Mails in der Freizeit!

Apropos Gehirn: Diese Abgrenzung von der Arbeit zu schaffen, das Abschalten, fällt mir manchmal schwer. Insbesondere, wenn die Arbeit intensiv ist, was ich durchaus mag. Was mir enorm dabei hilft, ist Sport zu machen. Mich körperlich auszupowern ist einerseits gesund und andererseits die beste Gehirnhygiene. Es gibt auch ausreichend wissenschaftliche Erkenntnisse zum Thema Stresshormone und deren Abbau durch Sport, z. B. bei Medizin Populär.

Wenn ich mir die Zeit für Stressabbau durch Sport nehme, erhöht das die Qualität meiner restlichen privaten Zeit wesentlich.

Riesenchance Totzeiten

Wenn wir schon bei Zeitknappheit sind: Wie schaffe ich es zwischen all diesen Verpflichtungen durch Arbeit und Familie auch noch mich selbst weiterzuentwickeln und neue Dinge zu lernen? Für mich ist die Antwort, dass es noch nie so tolle Möglichkeiten dazu gab wie heute. Die freie Verfügbarkeit von hervorragend aufbereitetem Wissen zu quasi allen Themen macht es einfacher denn je, beliebige neue Dinge zu lernen. Seien es Blogs, Videos, Podcasts oder digitale Online-Kurse, die all diese Medien mischen.

Podcasts können ein unheimlich produktives Medium sein, wenn Zeit knapp ist

Für mich funktionieren Podcasts hervorragend, weil ich “Totzeiten” nutzen kann um sie zu hören und dadurch zu lernen. Unter “Totzeiten” verstehe ich Zeiten, in denen wir monotone Dinge tun, die uns höchstens körperlich, aber kaum geistig fordern und somit Potenzial eröffnen währenddessen Neues zu lernen. Bei mir sind das unter anderem folgende Gelegenheiten: beim Einkaufen, in der Bahn zur Arbeit, beim Rasenmähen, beim Fahren längerer Strecken im Auto, beim Putzen oder sogar beim Sport, wenn es passt! In dieser Zeit Podcasts zu hören, ermöglicht mir nicht nur signifikant Zeit zu haben um neue Dinge zu lernen. Es macht auch die monotonen Tätigkeiten wesentlich angenehmer, da sie eben nicht mehr so monoton sind. Und all dieses Wissen kann ich mir aneignen ohne dafür zusätzliche Zeit zu brauchen.

Monotone Alltagstätigkeiten sind eine wunderbare Gelegenheit, um mittels Podcasts neue Dinge zu lernen.

Ein Podcast, den ich unter anderem gerne höre, ist “On the way to New Work” von Michael Trautmann und Christoph Magnussen. Im Podcast interviewen die beiden unterschiedlichste Unternehmer zur Zukunft der Arbeit und das Thema persönliches Zeitmanagement kommt eigentlich in jeder Folge vor.

Fazit und Ausblick

Was ich mich derzeit außerdem zum Thema „Zeitmanagement“ beschäftigt, ist das neue Buch von Dr. Julian Hosp “Timehorizon”. Ich habe bisher viele hilfreiche Erkenntnisse daraus gezogen und kann es unbedingt empfehlen. Wie eingangs beschrieben, bin ich selbst definitiv noch auf dem Weg zu einem guten Zeitmanagement.

Aber wie steht es um dich? Welche Tricks funktionieren für dein persönliches Zeitmanagement gut? Möchtest du weitere Artikel von mir zu diesem Thema lesen? Lass es mich wissen! Ich freue mich auf dein Feedback in den Kommentaren.

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4 Gedanken zu „Endgegner für Führungskräfte: Zeitmanagement

  1. Hallo Jan,

    vielen Dank für den Blog Eintrag – ein Dauerbrenner auch bei mir. An vielen Punkten habe ich mich exakt wiedergefunden, z.B. beim Podcast. Auch ein paar neue Ideen sind mit dabei z.B. Serientermine nicht zu verschieben – die ich gerne mal ausprobieren will. Ich mag deine selbstbestimmte Herangehensweise ohne die leider oft so moralische Keule auf die heutige Arbeitswelt.

    Gruß Johannes

    1. Hallo Johannes,

      vielen Dank für dein Feedback! Das freut mich sehr – einerseits zeigt es, dass das Thema offenbar relevant ist, und andererseits ist es schön zu hören, dass die vorgeschlagenen Dinge bei dir auch funktionieren.

      Eine schöne Woche!
      Jan

  2. Hi Jan,

    Ich habe mich ebenfalls in Deinem Artikel wiedererkannt und einige gute Tipps mitgenommen. Potcasts habe ich auch für mich entdeckt. Wenn Du noch einen guten Tipp für einen Führungs-Potcast hast dann gerne her damit.

    Mir hat beim Zeitmanagement enorm geholfen, alle zwei Wochen eine Homeoffice-Tag einzulegen. Man ist aus den operativen Mühlen raus und kann sich strategischen Themen widmen. Und die Welt dreht sich auch ohne einen weiter. Ich habe nicht das Gefühl gehabt, dass danach mehr Aufgaben auf mich zu kamen, also eine Win-Win-Situation 🙂

    Viele Grüße,

    Stephan

    1. Hi Stephan,

      freut mich, dass du den Artikel treffend findest. Danke auch für deinen Tipp!

      Einen ganzen Podcast zum Thema Führung höre ich leider nicht, aber ich kann ganz speziell eine Folge aus „On the way to New Work“ empfehlen: In https://castbox.fm/episode/49-Live-Special-mit-Jennifer-Brook-von-Dropbox-id2137427-id156875834 spricht Jennifer Brook von Dropbox über ihre Untersuchungen zu „Super Power Teams“. Super-inspirierend, wie ich finde.

      Viele Grüße
      Jan

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